MEI, Simples Nacional ou Lucro Presumido: qual enquadramento escolher

Escolher o enquadramento tributário é a decisão que mais mexe no bolso de um pequeno negócio, e é também a que mais gente toma no piloto automático. A frase "sou Simples Nacional" não diz quase nada: dentro do Simples existem cinco anexos, seis faixas cada um e um mecanismo — o fator R — capaz de mais que dobrar a conta de duas empresas idênticas em faturamento.

Este texto compara os três regimes que interessam a quem está começando ou crescendo — MEI, Simples Nacional e Lucro Presumido —, mostra como se calcula a alíquota efetiva com exemplos numéricos e explica o que fazer quando o MEI estoura o teto.

O mapa geral: quem cabe onde

Os três regimes se separam basicamente por tamanho, tipo de atividade e estrutura de custos.

• MEI — para faturamento anual dentro do teto legal do regime (R$ 81 mil na regra em vigor desde 2018; como o valor pode ser reajustado por lei, confirme o teto vigente no portal oficial do governo antes de fazer conta). Atividade obrigatoriamente dentro da lista de ocupações permitidas, sem sócios e com no máximo um empregado. Imposto fixo mensal, sem percentual sobre a receita.
• Simples Nacional — para receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões. Guia única mensal (DAS) com percentual que cresce conforme o faturamento acumulado dos últimos doze meses. É o regime natural da esmagadora maioria das pequenas e médias empresas.
• Lucro Presumido — para receita bruta anual de até R$ 78 milhões. Os tributos são apurados separadamente, com base num lucro presumido por percentual fixo sobre a receita, independentemente do lucro real obtido.

Existe ainda o Lucro Real, obrigatório acima do teto do Presumido e para alguns setores, e vantajoso para empresas com margem baixa ou prejuízo. Ele foge do escopo de quem está montando um negócio pequeno.

Um detalhe importante do Simples: além do teto federal de R$ 4,8 milhões, existe um sublimite estadual de R$ 3,6 milhões. Ultrapassado o sublimite, a empresa continua no Simples para os tributos federais, mas passa a recolher ICMS e ISS por fora, pelas regras normais do estado e do município.

Como o Simples Nacional cobra de verdade

O erro mais comum é olhar a tabela do Simples, ver "11,20%" na segunda faixa do Anexo III e concluir que se paga 11,20% de imposto. Não é isso. O percentual da tabela é a alíquota nominal, e ela só serve como insumo de uma fórmula:

Alíquota efetiva = (RBT12 × alíquota nominal − parcela a deduzir) ÷ RBT12

Onde RBT12 é a receita bruta acumulada dos últimos doze meses. A parcela a deduzir existe justamente para suavizar a transição entre faixas — sem ela, faturar um real a mais faria a conta saltar de forma absurda.

Os cinco anexos organizam as atividades assim:

• Anexo I — comércio. Alíquota nominal começa em 4,00%.
• Anexo II — indústria. Começa em 4,50%.
• Anexo III — serviços em geral (instalação, manutenção, agências, academias, escritórios com folha relevante). Começa em 6,00%.
• Anexo IV — construção civil, limpeza, vigilância e advocacia. Começa em 4,50%, mas com uma diferença estrutural: o INSS patronal não está incluído no DAS e é recolhido à parte.
• Anexo V — serviços de natureza mais intelectual e tecnológica com folha pequena. Começa em 15,50%.

Exemplo 1 — comércio faturando R$ 500 mil por ano

Anexo I, terceira faixa (de R$ 360.000,01 a R$ 720.000): alíquota nominal de 9,50% e parcela a deduzir de R$ 13.860.

• 500.000 × 9,50% = R$ 47.500
• 47.500 − 13.860 = R$ 33.640
• 33.640 ÷ 500.000 = 6,73% de alíquota efetiva

Ou seja, quem olhou "9,50%" na tabela superestimou a conta em quase três pontos percentuais.

Exemplo 2 — comércio faturando R$ 1 milhão por ano

Anexo I, quarta faixa: nominal de 10,70%, dedução de R$ 22.500.

• 1.000.000 × 10,70% = R$ 107.000
• 107.000 − 22.500 = R$ 84.500
• 84.500 ÷ 1.000.000 = 8,45% de alíquota efetiva

Note o comportamento: dobrar o faturamento aumentou a alíquota efetiva em menos de dois pontos. O Simples é progressivo, mas de forma suave dentro da mesma faixa.

Exemplo 3 — serviço faturando R$ 300 mil por ano

Aqui a coisa muda de figura, porque a mesma empresa pode cair em dois anexos diferentes.

No Anexo III, segunda faixa: nominal de 11,20%, dedução de R$ 9.360.

• 300.000 × 11,20% = R$ 33.600
• 33.600 − 9.360 = R$ 24.240
• 24.240 ÷ 300.000 = 8,08% de alíquota efetiva

No Anexo V, segunda faixa: nominal de 18,00%, dedução de R$ 4.500.

• 300.000 × 18,00% = R$ 54.000
• 54.000 − 4.500 = R$ 49.500
• 49.500 ÷ 300.000 = 16,50% de alíquota efetiva

Mesma receita, mesma atividade, mais que o dobro de imposto. A diferença de R$ 25.260 por ano é decidida por um único número: o fator R.

Fator R: o divisor de águas do prestador de serviço

O fator R é a razão entre a folha de pagamento dos últimos doze meses e a receita bruta dos últimos doze meses:

Fator R = folha de salários dos últimos 12 meses ÷ RBT12

Se o resultado for igual ou maior que 28%, as atividades sujeitas a esse teste são tributadas pelo Anexo III. Se for menor que 28%, vão para o Anexo V.

Entram no conceito de folha, para esse cálculo, os salários, o pró-labore dos sócios, o FGTS e os encargos previdenciários — não apenas o salário nominal dos empregados. Isso é o que torna o fator R administrável: uma empresa de dois sócios sem funcionários pode atingir os 28% ajustando o pró-labore, que já é uma retirada devida e que gera contribuição previdenciária em nome deles.

Voltando ao exemplo 3, com RBT12 de R$ 300.000, o ponto de virada é:

• 28% × 300.000 = R$ 84.000 por ano de folha, ou R$ 7.000 por mês

Com R$ 90.000 de folha anual, o fator R fica em 30% e a empresa paga 8,08%. Com R$ 60.000, fica em 20% e a empresa paga 16,50%. A diferença de R$ 30.000 de folha "compra" uma economia de R$ 25.260 em imposto — e ainda vira contribuição previdenciária em nome dos sócios, em vez de tributo puro.

Duas advertências honestas sobre isso:

1. Pró-labore não é maquiagem contábil. Ele precisa ser efetivamente pago, declarado e com INSS recolhido. Inflar folha no papel é fraude.
2. O cálculo tem que ser refeito mês a mês, porque tanto a folha quanto a receita são janelas móveis de doze meses. Uma empresa pode oscilar entre anexos ao longo do ano se não acompanhar.

Lucro Presumido: quando faz sentido

No Lucro Presumido, a Receita Federal presume um percentual de lucro sobre a receita e tributa sobre essa base, independentemente de quanto você lucrou de fato. Os percentuais de presunção mais comuns são 8% para comércio e indústria e 32% para prestação de serviços (com percentuais próprios para alguns setores, como transporte e revenda de combustível).

Sobre essa base presumida incidem:

• IRPJ de 15%, mais adicional de 10% sobre a parcela do lucro presumido que exceder R$ 20 mil por mês;
• CSLL de 9% (com base de presunção de 12% para comércio e indústria e 32% para serviços).

E, por fora, sobre a receita bruta:

• PIS de 0,65% e COFINS de 3% no regime cumulativo;
• ISS municipal de 2% a 5%, para serviços, ou ICMS estadual, para mercadorias.

Fazendo a conta para um prestador de serviços, sem o adicional de IRPJ:

• IRPJ: 15% × 32% = 4,80% da receita
• CSLL: 9% × 32% = 2,88% da receita
• PIS + COFINS: 3,65% da receita
• Subtotal federal: 11,33% da receita, mais ISS de 2% a 5%, mais INSS patronal sobre a folha por fora

Comparando com os 8,08% do Anexo III no exemplo 3, fica claro por que o Simples domina a faixa de baixo faturamento. O Presumido começa a competir quando:

• A empresa tem margem alta e folha baixa, caindo no Anexo V do Simples;
• O faturamento se aproxima ou ultrapassa o teto de R$ 4,8 milhões;
• Há grande volume de exportação, com desonerações que o Simples não aproveita;
• A operação envolve créditos de PIS/COFINS ou ICMS relevantes na cadeia.

Não existe resposta universal. Existe simulação. E ela precisa ser refeita sempre que o faturamento, a folha ou o mix de produtos e serviços mudarem de patamar.

Quando o MEI estoura o limite

Essa é a virada mais comum e a que mais pega gente desprevenida. A lei trata dois cenários de forma bem diferente:

Excesso de até 20% do teto. Você permanece MEI até 31 de dezembro, recolhe um DAS complementar sobre o valor excedente e é desenquadrado a partir de 1º de janeiro do ano seguinte, tornando-se microempresa no Simples Nacional. É a transição suave.

Excesso acima de 20% do teto. O desenquadramento retroage ao início do ano do excesso — ou à data de abertura, se aconteceu no primeiro ano. Todo o período é recalculado pelas regras do Simples Nacional, com as alíquotas do anexo correspondente, e a diferença vem de uma vez só. É a transição cara.

O que fazer, na ordem certa:

1. Acompanhe o acumulado mês a mês, não o mês isolado. O que importa é a soma dos últimos doze meses.
2. Ao passar dos 70% do teto, procure um contador. A partir daí a conversa é sobre planejamento, não sobre conserto.
3. Escolha o anexo antes de estourar. Se a sua atividade está sujeita ao fator R, decidir a política de pró-labore antes da transição pode ser a diferença entre 8% e 16,5%.
4. Prepare a estrutura. Microempresa no Simples exige escrituração, emissão regular de notas e obrigações acessórias que o MEI não tinha.
5. Refaça o preço. Sair do DAS fixo do MEI para uma alíquota percentual muda a margem de cada venda: o imposto deixa de ser um valor mensal previsível e passa a morder um pedaço de cada nota emitida. Se o preço não acompanhar, o crescimento vira prejuízo.

Vale lembrar que ninguém estoura o teto do MEI por acidente — estoura porque vendeu mais. Se a sua preocupação hoje ainda é encher a agenda, e não escolher anexo, o assunto anterior a este é a construção da carteira, tratado no guia sobre como conseguir os primeiros clientes.

O custo do contador entra na conta

MEI é dispensado de contabilidade formal e pode entregar sozinho a declaração anual, gratuitamente, no portal oficial. Fora do MEI, contador deixa de ser opcional: a escrituração contábil e fiscal, o eSocial, as obrigações acessórias e a apuração mensal exigem responsável técnico.

O valor cobrado varia bastante conforme cidade, volume de notas, número de funcionários e complexidade do regime — não confie em quem crava um preço único sem olhar a sua operação. O que dá para afirmar com segurança é a estrutura: costuma haver uma mensalidade proporcional ao volume, mais honorários adicionais em época de fechamento anual e em serviços pontuais como alteração contratual.

Ao comparar regimes, some o honorário à conta. Uma economia tributária de R$ 200 por mês que exige uma estrutura contábil R$ 400 mais cara não é economia. E, ao escolher o escritório, olhe menos o preço e mais duas coisas: se ele simula o enquadramento anualmente e se acompanha o fator R mês a mês. Escritório que só "manda a guia" está entregando metade do serviço.

Vale lembrar que a decisão tributária não vive isolada da decisão de equipe. Contratar o primeiro empregado eleva a folha, mexe no fator R, pode mudar o anexo e ainda traz encargos que não estão no DAS — três efeitos que aparecem juntos e que compensam ser simulados antes da assinatura da carteira, como mostra o passo a passo de contratar o primeiro funcionário.

Um roteiro de decisão

1. Minha atividade está na lista do MEI e vou faturar abaixo do teto? Se sim, MEI, sem discussão de custo.
2. Vou ficar entre o teto do MEI e R$ 4,8 milhões? Simples Nacional é o ponto de partida.
3. Presto serviço? Descubra em qual anexo você cai e calcule o fator R. Se estiver perto dos 28%, revise a política de pró-labore antes do fim do ano.
4. Caí no Anexo V com margem alta e folha baixa? Simule o Lucro Presumido. É a única situação em que ele costuma vencer o Simples em faturamento pequeno.
5. Refaça a simulação todo ano, e sempre que a receita ou a folha mudarem de patamar. A opção pelo regime é anual e tem prazo — perder o prazo custa o ano inteiro.

Perguntas frequentes

O que é RBT12 e por que ele importa tanto?

É a receita bruta acumulada dos últimos doze meses. Ele define a faixa da tabela, entra na fórmula da alíquota efetiva e é a base do fator R. Empresa nova usa a receita proporcional aos meses de atividade.

Posso mudar de anexo no meio do ano?

Sim, e isso acontece de forma automática quando você está sujeito ao fator R. Como folha e receita são janelas móveis de doze meses, a mesma empresa pode ser Anexo III num mês e Anexo V no seguinte. Por isso o cálculo precisa ser mensal.

Aumentar o pró-labore para cair no Anexo III sempre compensa?

Não sempre. Você troca imposto por folha e INSS. Compensa quando a economia de alíquota supera o custo previdenciário adicional — e isso depende da sua receita e da distância até os 28%. É uma conta a se fazer com números reais, não uma regra fixa.

Quando a opção pelo regime pode ser feita?

A opção pelo Simples Nacional tem prazo definido a cada ano para empresas já existentes, e prazo próprio contado da abertura para empresas novas. Fora dessas janelas, a empresa fica no regime atual até o ano seguinte. Perder o prazo é um dos erros mais caros do calendário fiscal.

Onde consulto as tabelas e faço a simulação sem pagar?

As tabelas dos anexos constam da legislação do Simples Nacional e estão publicadas nos portais oficiais do governo, assim como a consulta de optantes e a emissão do DAS. Nenhuma dessas consultas exige pagamento a intermediário.