Contratar o primeiro funcionário: custo real e passo a passo

Contratar a primeira pessoa é a fronteira entre trabalhar no negócio e começar a dirigir um negócio. Também é o momento em que muitos donos de empresa pequena descobrem, com atraso, que salário é apenas uma parte da conta. O erro típico não é contratar cedo demais nem tarde demais. É contratar com base no valor do salário combinado, sem provisionar o resto, e sentir o aperto no primeiro dezembro ou nas primeiras férias.

Este texto explica o custo real de um empregado com carteira assinada, o passo a passo da contratação, e o que muda quando alguém sugere o caminho do PJ ou do contrato intermitente. A ideia não é assustar: é permitir que a decisão seja tomada com o número certo na mão.

O salário é a menor parte da conversa

Quando você combina um salário mensal, está combinando apenas o valor que sai da folha todo mês. Em cima dele incidem encargos, e ao lado dele existem verbas que não são pagas mensalmente, mas que você deve provisionar como se fossem, porque elas chegam.

Os grandes componentes do custo mensal de um empregado celetista são:

• Salário bruto, que é o valor combinado.
• FGTS, depositado mensalmente pelo empregador em conta vinculada do trabalhador, calculado como percentual sobre a remuneração.
• Contribuição previdenciária patronal e demais contribuições sobre a folha, cuja incidência depende do regime tributário da empresa. Empresas do Simples Nacional em determinados anexos têm tratamento diferente das empresas de outros regimes, e é por isso que não existe um percentual único válido para todos.
• Décimo terceiro salário, equivalente a um salário extra por ano, pago em duas parcelas.
• Férias com adicional de um terço, devidas após cada período aquisitivo de doze meses.
• Benefícios obrigatórios por convenção coletiva, como vale-transporte quando aplicável, e outros que a categoria negocia, como vale-refeição, cesta básica ou plano de saúde.

A soma de encargos e provisões faz o custo total ficar significativamente acima do salário nominal. A faixa varia conforme regime tributário, categoria sindical e benefícios, e por isso desconfie de quem crava um número universal. O caminho honesto é calcular o seu caso.

O método é simples de aplicar:

1. Anote o salário bruto mensal combinado.
2. Some o FGTS do mês.
3. Some as contribuições sobre folha que se aplicam ao seu regime, informação que o contador fornece com precisão.
4. Some um doze avos do salário como provisão de décimo terceiro.
5. Some um doze avos do salário mais um terço como provisão de férias.
6. Some os benefícios previstos na convenção coletiva da categoria.
7. Some ainda uma provisão para rescisão futura, porque o desligamento tem custo e ele chega em algum momento.

O resultado é o custo mensal verdadeiro. Esse é o número que precisa caber no seu fluxo de caixa, não o salário. Se ficar apertado, a contratação não é viável ainda, e forçar significa financiar folha com capital de giro, que é o caminho mais rápido para o endividamento. Se você ainda não tem controle de entradas e saídas com essa granularidade, vale estruturar o fluxo de caixa da pequena empresa antes da contratação, porque folha de pagamento é despesa fixa que não aceita atraso.

O passo a passo da contratação

O processo formal tem etapas que precisam acontecer em ordem, e algumas delas antes do primeiro dia de trabalho.

1. Consultar a convenção coletiva da categoria. Antes de definir salário e benefícios, verifique o instrumento coletivo aplicável à atividade da empresa e à função. Ele define piso salarial, benefícios obrigatórios, jornada, adicionais e regras específicas. Contratar abaixo do piso da categoria gera passivo mesmo que o candidato tenha concordado.

2. Exame médico admissional. É obrigatório e deve ser feito antes do início das atividades, com custo do empregador. O médico do trabalho emite o Atestado de Saúde Ocupacional. A empresa também precisa manter os programas de segurança e saúde ocupacional exigidos para o seu porte e risco.

3. Reunir a documentação do empregado. Documento de identidade, CPF, comprovante de residência, dados bancários, título de eleitor quando aplicável, certidão de nascimento de filhos para salário-família e dependentes, e informação da carteira de trabalho, hoje em formato digital vinculado ao CPF.

4. Registrar o contrato e admitir no eSocial. O registro do empregado deve ser feito antes do início do trabalho. O eSocial é o sistema oficial e gratuito do governo federal por onde as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais são enviadas. Empresas pequenas e MEI empregador contam com o módulo simplificado, também gratuito, que gera a guia única de recolhimento.

5. Formalizar o contrato de trabalho por escrito. Nele constam função, salário, jornada, local, e o contrato de experiência, se houver.

6. Entregar e colher assinaturas dos documentos internos. Vale-transporte com opção do empregado, acordo de compensação de jornada quando aplicável, termo de recebimento de equipamentos de proteção, e política interna quando existir.

7. Estruturar o controle de jornada. A obrigatoriedade de registro de ponto depende do número de empregados, mas manter controle mesmo quando não obrigatório é a melhor defesa contra pedido de horas extras não comprovadas.

8. Organizar a rotina mensal. Folha, holerite, guias, férias, décimo terceiro e envio de eventos ao eSocial passam a fazer parte do calendário da empresa. Aqui é onde o apoio contábil deixa de ser opcional na prática.

Contrato de experiência: o que ele resolve

O contrato de experiência é um contrato por prazo determinado, limitado por lei a noventa dias no total, podendo ser feito em um período único ou dividido em dois, com uma única prorrogação.

Ele serve para avaliar mutuamente o encaixe. A vantagem para o empregador é que o término no prazo previsto não gera aviso prévio nem multa rescisória do FGTS, o que reduz o custo de um desligamento por não adaptação. Se o contrato chega ao fim do prazo e a pessoa continua trabalhando, ele se converte automaticamente em contrato por prazo indeterminado.

Dois cuidados evitam a maior parte dos problemas. Primeiro: o contrato de experiência precisa estar formalizado por escrito e registrado desde o início, não pode ser combinado verbalmente e formalizado depois. Segundo: encerrar o contrato antes do prazo acordado tem consequências próprias, então a data de término precisa ser controlada. Deixar passar a data por esquecimento é o erro mais comum e converte o vínculo sem que ninguém tenha decidido isso.

Durante a experiência, todos os direitos valem normalmente: salário, FGTS, férias proporcionais, décimo terceiro proporcional, jornada, descanso e segurança do trabalho.

As alternativas e seus riscos reais

Quando o custo assusta, aparecem as sugestões de contorno. Vale entender cada uma pelo que ela é, incluindo o risco.

Contratar como PJ

O arranjo consiste em o prestador abrir uma empresa e emitir nota fiscal em vez de ter carteira assinada. É legítimo quando a relação é realmente de prestação de serviço entre empresas: autonomia sobre como e quando executar, ausência de subordinação, sem exclusividade obrigatória, sem cumprimento de jornada determinada pelo contratante, e sem pessoalidade estrita.

Torna-se problema quando a relação, na prática, tem os elementos do vínculo empregatício: pessoalidade, habitualidade, onerosidade e subordinação. Nesse caso, a Justiça do Trabalho pode reconhecer o vínculo, e o efeito é retroativo. A empresa passa a dever todas as verbas do período como se sempre tivesse sido registro em carteira, incluindo FGTS, férias com adicional, décimo terceiro, encargos e eventuais horas extras, além de multas administrativas.

O detalhe que muita gente ignora: o fato de o prestador ter concordado e até preferido o modelo não impede o reconhecimento posterior. Direito trabalhista não é renunciável por acordo, e quem responde é a empresa. Também não adianta chamar de "contrato de parceria" ou emitir nota mensal com valor fixo: o que vale é a realidade da relação, não o nome do documento.

Vale lembrar que o prestador PJ tem custos próprios, incluindo contabilidade, tributos e a formalização em si. Se ele se enquadra como microempreendedor individual, as regras e limites do regime se aplicam, e é útil conhecer o que é o MEI e quem pode se enquadrar antes de estruturar qualquer combinado nesse formato, inclusive porque o MEI também pode ter um empregado e isso muda a conta dos dois lados.

Contrato intermitente

É uma modalidade prevista na legislação trabalhista, com carteira assinada, na qual a prestação de serviço não é contínua. O empregado é convocado com antecedência mínima, aceita ou recusa, e recebe pelas horas ou dias efetivamente trabalhados, com direitos proporcionais como férias, décimo terceiro e FGTS calculados sobre o que foi pago.

Funciona bem quando a demanda é genuinamente intermitente e imprevisível: eventos, picos sazonais, coberturas pontuais. Não funciona como disfarce para uma jornada regular. Usar intermitente para alguém que trabalha praticamente todo dia, em horário fixo, tende a ser desconstituído, com o mesmo efeito retroativo do caso PJ.

Também exige disciplina administrativa: convocação registrada, prazo de resposta, controle das horas de cada período e recolhimentos correspondentes. É menos custo por hora e mais trabalho de gestão.

Estágio, autônomo e terceirização

O estágio tem regra própria, exige vínculo com instituição de ensino, termo de compromisso, plano de atividades compatível com o curso e supervisão. Usar estagiário como mão de obra comum descaracteriza o estágio e gera vínculo.

O autônomo é o profissional que presta serviço eventual, com autonomia, sem habitualidade e sem subordinação. A palavra decisiva é eventual: quem comparece todo dia deixou de ser eventual.

A terceirização de atividades é permitida, mas transfere risco apenas parcialmente, porque a empresa contratante pode responder subsidiariamente por obrigações não cumpridas pela prestadora. Escolher fornecedor idôneo e exigir comprovação de recolhimentos é parte da gestão.

Como saber se é hora de contratar

Além de caber no caixa, a contratação precisa fazer sentido operacional. Alguns sinais de que o momento chegou:

• Você está recusando trabalho por falta de capacidade, de forma recorrente e não sazonal.
• Você gasta boa parte da semana em tarefas repetitivas que alguém com menos experiência faria.
• Existe uma função definida, com tarefas descritíveis, e não apenas uma sensação difusa de sobrecarga.
• O faturamento cobre o custo total do empregado com folga, considerando meses fracos e não apenas o melhor mês.
• Você tem reserva suficiente para sustentar a folha por alguns meses caso o faturamento caia.

E alguns sinais de que ainda não é hora: a contratação depende de um cliente único que pode sair, o custo só fecha no cenário otimista, ou a real necessidade é de uma tarefa pontual que poderia ser resolvida por serviço contratado de forma eventual.

Um caminho intermediário bastante usado é começar com jornada reduzida. A legislação admite contratos com carga horária menor, com salário proporcional respeitado o piso da categoria por hora. Isso permite testar a estrutura de folha com custo menor, mantendo tudo dentro da formalidade.

Perguntas frequentes

MEI pode contratar funcionário?

Sim, o microempreendedor individual pode ter um empregado, respeitando o limite de um trabalhador e as regras específicas do regime, incluindo o piso da categoria ou o salário mínimo, conforme o caso. O MEI empregador tem obrigações mensais próprias, com recolhimento por guia unificada gerada nos sistemas oficiais e gratuitos do governo.

O que é o eSocial e ele custa alguma coisa?

O eSocial é o sistema do governo federal que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais sobre empregados. O acesso é gratuito, inclusive o módulo simplificado destinado a pequenas empresas, MEI e empregadores domésticos. O que costuma ser pago é o serviço do contador ou o software de folha, não o sistema em si.

Posso combinar com a pessoa que ela não terá carteira assinada?

Não. Se a relação tem os elementos do vínculo empregatício, o registro é obrigatório e o acordo em contrário não tem validade. O reconhecimento posterior obriga ao pagamento retroativo de todas as verbas, o que costuma custar muito mais do que ter contratado corretamente desde o início.

O exame admissional pode ser feito depois do primeiro dia?

Não. O exame médico admissional deve ocorrer antes do início das atividades, e o custo é do empregador. Além do risco de autuação, a ausência do exame enfraquece a posição da empresa em qualquer discussão futura sobre condição de saúde relacionada ao trabalho.

Qual a diferença entre provisionar e simplesmente guardar dinheiro?

Provisionar é reservar mensalmente o valor proporcional de despesas que vencem no futuro, como décimo terceiro, férias e rescisão, para que elas não virem um choque de caixa quando chegarem. Na prática significa separar esse valor todo mês, de preferência em conta apartada, e tratá-lo como dinheiro que já tem dono.